Con el nuevo sistema se mejora la experiencia del estudiante manteniendo una trazabilidad de las solicitudes.
Un hito importante dentro de nuestro nuevo Modelo de Servicio ha sido la implementación del Sistema de Gestión de Estudiantes (SGE), que permite atender requerimientos de forma más fácil y rápida, mejorando así la experiencia de estudiantes y colaboradores.
Entre las mejoras obtenidas resaltan la incorporación de casos de atención inmediata, el aumento de temas disponibles para su atención y derivación, la configuración de respuestas automáticas para consultas frecuentes, y la automatización de envíos de correo a colaboradores para derivar casos directamente, lo que simplifica nuestros flujos de atención y nos hace más ágiles.
Además, dentro del diseño de esta plataforma para el uso de nuestros colaboradores resalta la creación de la Ficha Única del Estudiante, en la que sólo a través del RUT se puede revisar toda la información de un estudiante desde distintos sistemas, lo que permite tener una visualización 360° y orientarlo de manera integral. Pronto estará disponible toda la información académica y financiera del estudiante en esa ficha.
“Con el SGE evitamos la derivación innecesaria, así los requerimientos son resueltos por quienes efectivamente pueden dar solución y cumplimos con los tiempos comprometidos con el estudiante. Como institución, también nos permite conocer las temáticas que debemos reforzar y estar constantemente revisando dentro de nuestros procesos, diseñados pensando en la centralidad hacia nuestros estudiantes. Por otra parte, el estudiante puede saber cuál es el área que tiene su caso y los plazos asociados”, explica Johanna Donoso, jefa de Experiencia Estudiante.
Desde octubre 2022, se han atendido más de 44 mil casos, entre consultas, requerimientos y reclamos realizados por los estudiantes, 96% de ellos están resueltos y 83% ha tenido respuesta dentro del plazo determinado, esto quiere decir que el estudiante no sólo puede resolver sus dudas presencialmente, sino que también de manera remota accediendo a través de su Intranet.
“Este nuevo sistema es un cambio sustantivo en los procesos y plataformas de AIEP. Hasta ahora no existía un registro único de los casos, por lo que esto nos permitirá tener trazabilidad, una vista integral de la información e interacciones del estudiante con la institución y nos proporciona estadística muy necesaria para la toma de decisiones y para mejorar el servicio. La implementación supone un cambio para los equipos los que han sabido sumarse con la mejor actitud”, comenta Magdalena Silva, vicerrectora de Apoyo al Estudiante de AIEP.
